Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Sollten sich in Ihrem Unternehmen heute noch Prozesse finden, die in einer nennenswerten Häufigkeit stattfinden und analog, d.h. z.B. mit Papier und (Blei)-Stift, durchgeführt werden, dann lohnt es sich, über die Digitalisierung dieser Prozesse nachzudenken. Bei einer Vielzahl solcher Prozesse wird es wahrscheinlich so sein, dass Ihr Wettbewerb, wenn er diese nicht schon digitalisiert hat, zumindest ebenso wie Sie darüber nachdenkt. Auf lange Sicht wird wahrscheinlich kein Weg an der Digitalisierung vorbeiführen, wollen Sie Ihr Geschäft auch weiterhin erfolgreich betreiben. Gerade die Corona-Zeit hat gezeigt, dass Unternehmen, die Ihre Prozesse digital aufgestellt haben, i.d.R. besser durch die Krise kamen als Unternehmen mit überwiegend analogen Prozessen. Außerdem konnte man in dieser Zeit feststellen, dass bei hinreichend großem Druck eine Digitalisierung in kürzester Zeit mit moderatem Aufwand möglich ist.

So führten plötzlich eine überwältigende Anzahl an Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen und Privatpersonen, Videokonferenzen durch zu Themen, zu denen früher ein persönliches Meeting nahezu alternativlos war. Die Ergebnisse dieser Online-Meetings standen den persönlichen Meetings dabei in den allermeisten Fällen in nichts nach. Im Gegenteil – Zeit und Kosten wurden gespart und in vielen Betrieben wurde beschlossen, zumindest einen Teil der persönlichen Geschäftstermine auch nach der Krise als Online-Meetings durchzuführen. Dieses Beispiel zeigt, dass der oftmals vorgebrachte Grund zu hoher Kosten für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sich bei genauerer Betrachtung in vielen Fällen als vorgeschoben herausstellt. Aus unserer Sicht ist es viel häufiger das operative Tagesgeschäft, das ein Digitalisierungsprojekt nicht zulässt.

Unser Credo hierbei ist allerdings: Warten Sie mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse nicht so lange, bis Ihr Tagesgeschäft es zulässt – dann könnte es zu spät sein! Nutzen Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse, um damit mittelfristig Zeit und Kosten zu sparen. Steigern Sie die Transparenz Ihrer Prozesse. Oft sind nur durch Digitalisierung von Prozessen die Daten zu erhalten, die benötigt werden, um die in vielen Situationen relevanten Fragenstellung „wer?“, „wann?“, „wo?“, „wie?“, „womit?“ oder „warum?“ beantworten zu können.

Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Prozesse zu digitalisieren, gibt es mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Aus unserer Sicht sind zwei davon zentral. Zum ersten: Wie soll der Prozess zukünftig durchgeführt werden und welche Änderungen ergeben sich durch die Digitalisierung im Vergleich zur bisherigen analogen Bearbeitung? Zum anderen: Welche Software soll für die Digitalisierung eingesetzt werden und welche Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Softwaresystemen sind dabei notwendig? Darüber hinaus sind natürlich bei der Digitalisierung von Prozessen eine Reihe von organisatorischen Aspekten relevant, die auch für bisherige, „analoge“ Prozesse galten:

• Festlegung einer Beschreibungs- bzw. Modellierungssprache (z.B. BPMN)
• Definition von Verantwortlichkeiten
• Entwicklung eines Schulungskonzepts
• Festlegung von Prozesskennzahlen
• Change Management: Einbindung der Mitarbeiter (ggf. auch des Betriebsrats)
• ...

Um die primären Zeit- und Kostenziele zu erreichen sollten Sie anstreben, mittelfristig das vollständige Optimierungspotential der Digitalisierung auszuschöpfen. Hüten Sie sich allerdings davor, zu viel auf einmal zu wollen. Nicht immer ist der eine „große“ Wurf angebracht, oft lohnt sich ein iteratives Vorgehen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse, dann sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne. Dabei umfasst unsere Leistungsangebot das gesamte Dienstleistungsspektrum von der beratenden Unterstützung bis zur vollständigen Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojektes mit unserer BPM-Suite awino^®_EASY.